Spesso confondiamo la produttività personale con il fare più cose possibili in una giornata.
Come conseguenza la nostra lista giornaliera cresce sempre e non riusciamo quasi mai a completarla, finendo con lo spostare i task al giorno successivo.
Quindi, se una semplice to do list non è in grado di aiutarci ad aumentare la nostra produttività personale, come possiamo fare?
Metodi per aumentare la produttività personale
Personalmente provo (anche se non sempre ci riesco 😔) ad applicare alcuni metodi, tecniche e strumenti di gestione del tempo, a seconda delle situazioni in cui mi trovo.
A parte la già citata To Do List, a volte utilizzo la Matrice di Heisenhower, la tecnica del Pomodoro o il Metodo GTD.
Come tutti i metodi o gli strumenti, non ce n’è uno migliore degli altri o che funziona sempre e in assoluto, ma la sua efficacia in favore della produttività personale dipende da diversi fattori, a partire dalla nostra determinazione e costanza nel metterli in pratica, dal contesto in cui operiamo, fino alla quantità e alla complessità dei nostri obiettivi.
A volte, per essere più efficaci, bisogna applicarne diversi contemporaneamente.
In genere, quando abbiamo molti impegni e compiti da svolgere, le due maggiori sfide da affrontare sono:
- i troppi task che si accumulano sulla nostra scrivania o, peggio ancora, nella nostra mente
- la difficoltà a stabilire delle priorità
Se ti trovi spesso in una situazione simile, potresti provare la bacheca Kanban, a livello personale.
Questo approccio ti può aiutare ad affrontare entrambe le sfide, permettendoti di vedere immediatamente cosa sta succedendo e di tenere tutto sotto controllo, offrendoti un supporto per stabilire cosa mandare avanti per prima e cosa rimandare.
Cos’è il Kanban e come si utilizza
E’ un metodo che deriva dal mondo aziendale, utilizzato principalmente dai team, ma può tornarti molto utile anche per gestire efficacemente il tuo lavoro e migliorare la tua produttività personale, aiutandoti ad organizzare meglio la tua lista di cose da fare, a raccogliere nuove idee o a gestire più aree della tua vita.
Si basa su 2 principi, semplici ma potenti: visualizzazione e limitazione del lavoro in corso (cd Work In Progress).
- – Visualizzare il lavoro, ti consente di trasformare i carichi di lavoro che sembrano vaghi e minacciosi in un flusso attuabile e legato al contesto.
- – Limitare i lavori in corso, ti aiuta a completare ciò che hai iniziato e a portare a termine le cose una dopo l’altra.
Eccone un esempio.
Per realizzare la tua bacheca puoi utilizzare una lavagna fisica (anche una parete va bene) o una board digitale a seconda delle tue preferenze ed esigenze (Miro, Mural, Canva, Google Jamboard, etc..).
Prima di vedere come puoi utilizzarla, esaminiamo i 2 elementi principali della Kanban:
- 1. Le “schede”, che rappresentano ogni singola attività.
Tieni solo presente, tuttavia, che se una “scheda” rappresenta un’attività che ti richiederà una settimana e un’altra scheda rappresenta un’attività che ti richiederà 20 minuti, il tuo flusso sarà irregolare, per cui per prima cosa, devi suddividere gli obiettivi più complessi in obiettivi più piccoli.
- 2. Le “colonne”, che tengono traccia dei progressi man mano che procedi.
- Nel modello più semplice, le colonne utilizzate sono 3 e sono destinate a contenere le schede, suddivise in attività
· Da fare
· In corso
· Fatte
Il primo passo per utilizzare la tua bacheca Kanban personale è aggiungere “schede” alla colonna “Da fare”.
Tutto ciò che hai intenzione di fare dovrebbe essere lì. Usa una scheda per ogni azione. Per una maggiore chiarezza, puoi utilizzare dei Post-it di diversi colori per indicare le priorità “Alta”, “Media” o “Bassa”.
Successivamente, decidi su cosa vuoi lavorare subito, spostando una scheda dalla colonna “Da fare” nella colonna “In corso”.
Idealmente, dovresti svolgere un compito alla volta.
Tuttavia, questo non sempre è possibile, quindi, sii onest@ con te stess@ su quante attività puoi affrontare alla volta e portarle avanti insieme.
Imposta un limite massimo di schede consentite nella colonna “in corso” (in genere 2 o 3).
Ciò ti consentirà di concentrarti sul completamento delle attività in corso e di non essere sopraffatt@ dalle troppe cose da fare.
Una volta terminata un’attività, sposta la scheda su “Fatte” e fai avanzare una nuova scheda dalla colonna “da fare” nella colonna “in corso”.
In linea di principio, questo è tutto.
Semplice?
Si, ma non facile, perché come tutti i metodi di autogestione richiedono una grande disciplina e la capacità di modificare le vecchie abitudini, anche se sono dannose per la nostra produttività personale (cd comfort zone).
Suggerimenti per sfruttare Kanban ed aumentare la produttività personale
Come già detto, la parte più importante del Kanban personale è la visualizzazione.
Una volta creata la tua bacheca, scrivi tutte le attività sulle schede, anche i piccoli compiti.
Assicurati che tutte le informazioni di cui hai bisogno siano visibili e chiare.
Puoi rendere la bacheca più efficace aggiungendo ulteriori dettagli su ciascuna scheda, come etichette, immagini, liste di controllo, etc….
A questo punto stabilisci le priorità.
Spesso le cose sembrano tutte importanti e farle tutte sembra caotico e persino impossibile.
Una domanda utile per fare delle scelte è la seguente:
“Quali attività mi causeranno più problemi se non le porto a termine?”
Una volta identificate queste attività, affrontale per prima.
Ora che ti sei concentrat@ sui compiti più importanti, sposta le schede individuate nella colonna “in corso”, facendo attenzione a non superare il limite di attività contemporanee.
Così facendo riuscirai a concentrarti su una o due ‘attività alla volta, prima di passare a quelle successive.
Utilizzando questo metodo con costanza, vedrai la tua produttività personale aumentare, risparmiare tempo prezioso e diminuire il livello di stress.
Ricordati, però, che ogni tanto è fondamentale che ti fermi a valutare i tuoi progressi.
Puoi rivedere cosa è andato bene e cosa no. Quindi, sarai in grado di apportare nuove modifiche. Non dimenticare di essere flessibile:
Il Kanban Personale consiste nell’adattare il sistema alle tue esigenze e farlo funzionare per te, non viceversa.
Tutto ciò di cui hai bisogno è visualizzare, imparare e migliorare. Devi solo abituarti a farlo.
Nota: se vuoi approfondire questo argomento ti suggerisco il libro di Jim Benson e Tonianne DeMaria Barry: Personal Kanban: Mapping Work, Navigating Life
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In ogni caso, ti ringrazio per l’attenzione che hai dedicato a questo articolo e mi auguro che ritornerai a leggerne qualcun altro.
A presto, Massimiliano
