Impara a gestire la tua energia per migliorare la produttività

Lavori mediamente 8-10 ore al giorno?

Il tempo non ti basta mai per fare tutto ciò dovresti fare?

Ti senti spesso esaust@ ed hai scarsa energia la sera per dedicati a ciò che ami (famiglia, partner, amici, etc..)?

Dormi male e non trovi il tempo per fare attività fisica?

Raramente mangi pasti sani, buttando giù quel che capita, magari mentre sei alla scrivania?

Se le tue risposte sono quasi tutte SI, che ne diresti di investire un po’ della tua energia 😉 per leggere un altro po’? Magari potresti trovare degli spunti utili a migliorare qualcosa.

Partiamo da una considerazione ovvia ma che ti aiuta a focalizzare la questione: le richieste di lavoro, di attenzione, di tempo, etc.. sono sempre crescenti ma il tempo che hai ha disposizione è sempre lo stesso, motivo per il quale sei quasi sempre in affanno.

Per aumentare la tua produttività, può essere che tu abbia fatto ricorso a qualche principio o tecnica di gestione del tempo, come le To Do List, Inbox Zero, la Tecnica Pomodoro, la Matrice di Eisenhower, il metodo GTD ed altri approcci, ma se stai leggendo, è probabile che tu non abbia ottenuto grandi risultati.

Certo ci sarebbe da indagare per comprendere come mai, tuttavia voglio farti valutare anche un altro approccio: piuttosto che concentrarti sulla gestione del tempo, potresti imparare a gestire il tuo livello di energia.

In particolare, aumentare o ricaricare il tuo livello di energia può aiutarti a stare meglio, aumentando sia la produttività che la qualità della tua vita, pertanto, vorrei mostrarti alcuni semplici strategie che potresti applicare in autonomia.

Ovviamente, come dico sempre all’inizio di un mio corso di formazione: non devi credere a nulla di tutto quello che ti dirò. Ogni cosa potrebbe non funzionare per te. Ma potrebbe anche essere vero il contrario. L’unico modo che hai per scoprirlo è provare.

L’energia, per noi esseri umani, proviene essenzialmente da 4 sorgenti principali:

  • il corpo
  • le emozioni
  • la mente
  • lo spirito. 

Gestendo queste 4 fonti, il tuo livello di energia può essere espanso e rinnovato regolarmente stabilendo dei rituali specifici, dei comportamenti che puoi praticare intenzionalmente e programmare con precisione, con l’obiettivo di renderli inconsci e automatici il più rapidamente possibile.

Vediamo insieme come lavorare sulle 4 fonti di energia.

Il corpo: come aumentare l’energia fisica e mentale

La cosa più immediata che puoi fare, per far salire il tuo livello di energia, è lavorare sul corpo. 

Non è una novità che alimentazione, esercizio, sonno e riposo, se sono inadeguati diminuiscono i tuoi livelli di energia, quindi, il primo passo che puoi fare è identificare, le abitudini da iniziare o da smettere per costruire e rinnovare l’energia fisica. 

Chiaramente dovresti trovare ciò che è più adatto a te, ma prima di iniziare percorsi più impegnativi, potresti provare a valutare le seguenti indicazioni di carattere generale:

  • andare a letto a un’ora prestabilita (possibilmente sempre quella)
  • dormire un po’ di più
  • cambiare le abitudini alimentari da due pasti abbondanti al giorno (come accade di solito) a pasti più piccoli e spuntini sani e leggeri ogni tre ore, per stabilizzare i livelli di glucosio nel corso della giornata, evitando picchi e valli
  • fare pause brevi ma regolari, a intervalli specifici, durante la giornata lavorativa, “allontanandoti dalla tua postazione di lavoro”.

Mentre gli altri punti sono abbastanza intuitivi, questo ultimo punto merita un brevissimo approfondimento perché è fondamentale per il recupero dell’energia.

Il valore delle interruzioni brevi e programmate è radicato nella nostra fisiologia. 

I “ritmi ultradiani” si riferiscono a cicli da 90 a 120 minuti durante i quali i nostri corpi si spostano lentamente da uno stato di alta energia a una depressione fisiologica. Verso la fine di ogni ciclo, il corpo inizia a desiderare un periodo di recupero. 

I segnali per capirlo sono: irrequietezza fisica, sbadigli, fame e difficoltà di concentrazione, etc..

Purtroppo, la maggior parte di noi li ignora e continua a lavorare con la conseguenza che la riserva di energia si esaurisce con il passare della giornata.

È ampiamente dimostrato che le pause intermittenti si traducono in prestazioni più elevate e più sostenibili. A volte bastano anche pochi minuti di pausa, ma è importante la frequenza ed il “cambiare canale”. Ciò potrebbe significare parlare con un collega di qualcosa di diverso dal lavoro, ascoltare un po’ di musica, salire e scendere le scale, piuttosto che fare una passeggiata di 10-20 minuti quando possibile.

Le pause sono molto più produttive di quanto tu possa immaginare.

In particolare, quelle che prevedono il movimento, tipo la passeggiata, consentono all’emisfero sinistro del cervello, che in genere è dominante, di lasciare il posto all’emisfero destro con la sua maggiore capacità di vedere il quadro generale e produrre idee e soluzioni ai problemi che stai affrontando.

Tanto per fare un esempio, se non riesci a trovare la soluzione ad un problema o a produrre l’idea per un nuovo prodotto o servizio e ci stai sbattendo la testa da oltre due ore, senza ottenere risultati, prova a fare una bella pausa che prevede una leggera attività fisica (la passeggiata ad esempio), potresti trovare la tua soluzione, oppure, male che ti vada, avrai ricaricato il tuo livello di energia.

Le emozioni: qualità dell’energia

Un maggiore controllo delle emozioni può migliorare la qualità della tua energia, indipendentemente dalle pressioni esterne che devi affrontare.

Per fare ciò, tuttavia, devi prima diventare più consapevole di come ti senti in vari momenti della giornata lavorativa e dell’impatto che queste emozioni hanno sulla tua efficacia. 

Di fronte a carichi di lavoro pressanti e/o sfide inaspettate, tendiamo spesso a scivolare nelle emozioni negative, anche più volte in un giorno. 

Diventiamo irritabili e impazienti, o ansiosi e insicuri. Tali stati mentali riducono il livello della nostra energia, spesso causando attriti nelle relazioni, oltre ad impedirci di pensare in modo chiaro, logico e riflessivo. 

Quindi, il primo passo che devi compiere è imparare a riconoscere quali tipi di eventi scatenano le tue emozioni negative, in modo da acquisire una maggiore capacità di assumere il controllo delle tue emozioni e delle tue reazioni.

Un primo rituale semplice ma potente per farlo è quello di “guadagnare tempo”, ad esempio, attraverso la respirazione addominale profonda.

L’espirazione lenta per cinque o sei secondi produrrà in te un senso di rilassamento e di recupero, disattivando la risposta reattiva immediata e producendo una notevole riduzione dello stress.

Un secondo rituale potente per alimentare le tue emozioni positive è esprimere apprezzamento per gli altri, una pratica benefica sia per te che per chi la riceve. 

Puoi farlo con una nota scritta a mano, un’e-mail, una telefonata o di persona, ricordando che più è dettagliato e specifico l’apprezzamento, maggiore è l’impatto. 

Come con tutti i rituali, dedicare un tempo particolare per farlo aumenta notevolmente le possibilità di successo, per cui, potresti programmare momenti dedicati a questo.

Un terzo rituale molto efficace è “imparare a cambiare le storie che raccontiamo a noi stessi”.

Spesso assumiamo l’atteggiamento vittimistico, incolpando gli altri o le circostanze esterne per i nostri problemi. Diventare consapevoli della differenza tra i fatti e il modo in cui interpretiamo quei fatti è una pratica molto potente. 

Fai caso a questa cosa e, qualora ti dovesse capitare, un modo per cambiare quella storia è vederla attraverso uno dei 3 nuovi obiettivi:

  1. con la lente inversa, ad esempio, chiedendoti: “Cosa direbbe l’altra persona in questa situazione di conflitto/confronto? Se provo a mettermi nei suoi panni, qual è il suo punto di vista e perché potrebbe essere vero?”
  2. con la lente lunga, chiedendoti: “Come potrò vedere questa situazione molto probabilmente tra sei mesi?” 
  3. con l’obiettivo grandangolare, chiedendoti: “Indipendentemente dall’esito di questo problema, come posso crescere e imparare da esso?” 

Ognuna di queste lenti ti aiuterà a coltivare intenzionalmente emozioni più positive e a costruire relazioni più solide con gli altri.

La mente: focus di energia

Molti vedono il multitasking come una necessità di fronte a tutte le richieste con cui si destreggiano se non addirittura un modo per aumentare la propria produttività.

In realtà è ampiamente dimostrato che il multitasking riduce notevolmente la produttività.

Le distrazioni sono costose: uno spostamento temporaneo dell’attenzione da un’attività all’altra, ad esempio interrompendo la risposta a un’e-mail o una telefonata, aumenta la quantità di tempo necessaria per completare l’attività principale fino al 25%, un fenomeno noto come “tempo di commutazione”. 

Il modo migliore che hai per sfruttare il “potere del focus” è creare dei blocchi di tempo di 60-90-120 minuti, in cui ti dedichi ad una sola attività. Al termine del tempo prefissato, fai una “vera” pausa e poi concentrati sull’attività successiva o sul terminare quella che stai portando avanti nel caso richiedesse più tempo dei 60-90-120 minuti.

Durante questi blocchi di tempo devi, possibilmente, eliminare ogni distrazione: silenziare il telefono, staccare tutte le notifiche (smartphone ed email), mettere un cartello non disturbare, etc..

Dedica poi degli slot temporali a recuperare tutte le attività simili come rispondere alle mail e richiamare che ti ha cercato.

Probabilmente stai pensando che sia impossibile, ma devi solo sforzarti di acquisire una nuova abitudine e vedrai che anche gli altri si adegueranno. Per facilitare la cosa, lascia aperto un canale che gli altri potranno utilizzare “solo per le vere emergenze” (che vedrai diminuire drasticamente nel tempo).

All’inizio non sarà facile adattarsi a questa nuova modalità, ma vedrai che dopo un po’ di tempo si abitueranno tutti, a partire da te 😊.

Un altro modo che hai per mobilitare la tua energia mentale è fissare le priorità, svolgendo per primi i compiti più importanti e solo dopo dedicarti a tutto il resto.

Piccolo suggerimento di ordine pratico: evita di aprire le email come prima cosa!

Lo spirito umano: energia di significato e scopo

Possiamo attingere all’energia dello spirito umano quando il nostro lavoro e le nostre attività quotidiane sono coerenti con ciò che apprezziamo di più e con ciò che ci dono un senso e uno scopo. 

Se il lavoro che stiamo facendo è davvero importante per noi, abbiamo più energia positiva, ci concentriamo meglio e siamo più perseveranti.

Purtroppo, le elevate esigenze e il ritmo veloce della vita lavorativa (spesso, soprattutto quella aziendale) non lasciano molto tempo per prestare attenzione a questi concetti e molte persone non riconoscono nemmeno il significato e lo scopo di ciò che fanno.

È vero, poche volte hai il potere di cambiare gli altri o l’organizzazione per cui lavori, tuttavia, puoi provare queste 4 strategie:

  • “allarga la tua visione” allo scopo per cui fai ciò che fai e cambia punto di vista, iniziando a raccontarti una storia diversa.
  • poni l’attenzione sulle cose che sai fare meglio e goditele di più mentre lavori, e se puoi, delega quelle che ami di meno;
  • cerca di dedicare più tempo ed energia nelle aree della tua vita – lavoro, famiglia, salute, etc.. – che ritieni più importanti per te;
  • vivi seguendo i tuoi valori fondamentali nei comportamenti quotidiani.

Seguire queste 4 strategie, ti aiuterà a raggiungere un maggiore senso di allineamento, soddisfazione e benessere nella tua vita, lavorativa e personale. 

Conclusioni

Indubbiamente, tutto quello cha abbiamo visto potrebbe essere più semplice con il supporto delle organizzazioni ma sappiamo che non sempre questo avviene.

Tuttavia, rifletti sul fatto che hai sempre un margine in cui muoverti in maniera autonoma e ciò che farà la differenza sarà la tua volontà di trovare il modo di applicare, almeno qualcuna delle cose viste.

Certo non c’è garanzia assoluta di miglioramento, ma una certezza ce l’hai: se non ci provi neppure tutto resterà esattamente com’è adesso.

Trovi altri suggerimenti su come aumentare la tua produttività personale anche in questo altro articolo del mio blog.

Nota: questo articolo è tratto dall’originale, contenuto nel numero di ottobre 2007 di Harvard Business Review .

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In ogni caso, ti ringrazio per l’attenzione che hai dedicato a questo articolo e mi auguro che ritornerai a leggerne qualcun altro.

A presto, Massimiliano

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